Wij informeren u graag over mogelijke kostenbesparingen door middel van het toepassen van de Werkkostenregeling (WKR). De WKR is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers belastingvrij kunnen aanbieden. Het biedt bedrijven de mogelijkheid om werknemers extra te belonen zonder dat hierover loonbelasting hoeft te worden betaald, binnen de daarvoor vastgestelde grenzen. Dit maakt de WKR een aantrekkelijke manier om kosten te vergoeden of voordelen te bieden.
Als werkgever kunt u verschillende soorten onkostenvergoedingen aan uw werknemers aanbieden. Deze zijn te verdelen in drie categorieën:
1. Onbelaste vergoedingen binnen de WKR:
- Reiskostenvergoeding (€ 0,23 per kilometer, eigen vervoer).
- Vergoeding van thuiswerkkosten (zoals internet of telefoon).
- Kosten voor zakelijke cursussen of opleidingen.
2. Vrijgestelde vergoedingen buiten de WKR:
- Werkkleding specifiek voor werk (zoals veiligheidskleding met logo).
- Zakelijke maaltijden (bij overwerk of lange werkdagen).
- Vergoedingen voor zakelijke reizen met openbaar vervoer.
- Fitnessvergoeding: Onder voorwaarden mogelijk onbelast.
3. Belaste vergoedingen:
- Vergoedingen boven de vrije ruimte, waarvoor 80% eindheffing geldt.
Binnen de WKR heeft u als werkgever de mogelijkheid om een bepaald percentage van de loonsom onbelast te besteden aan vergoedingen of verstrekkingen voor uw werknemers. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. De vrije ruimte is het bedrag dat u zonder belasting kunt uitgeven aan vergoedingen of verstrekkingen voor uw werknemers.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte wordt berekend over de fiscale loonsom van uw onderneming. De fiscale loonsom bestaat uit het bruto loon van alle werknemers, inclusief de vaste vergoedingen en uitkeringen, maar exclusief de vergoedingen die al zijn vrijgesteld van belasting (zoals de onbelaste reiskostenvergoeding).
Voor 2024 en 2025 gelden de volgende percentages:
- 2024: 1,92% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% daarboven.
- 2025: Verwacht wordt dat dit stijgt naar 2,00% voor loonsommen tot € 400.000.
Eindheffing
Indien u de vrije ruimte overschrijdt, betaalt u 80% eindheffing over het meerdere. Toch is het bij een bruto maandloon van € 2.930 het overwegen waard. De eindheffing is de belasting die de werkgever betaalt wanneer het totaalbedrag van de vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte de grens overschrijdt. Als u bijvoorbeeld € 10.000 boven de vrije ruimte uitkomt, moet u als werkgever 80% belasting betalen over dit bedrag. Dit betekent een belasting van € 8.000, die de werkgever zelf moet afdragen aan de Belastingdienst.
Verstrekkingen
De WKR kan ook gebruikt worden voor verstrekkingen. Enkele voorbeelden zijn:
- Kerstpakketten, bedrijfsuitjes en vieringen: zoals een Sinterklaasfeest of Suikerfeest.
- Vaste maandelijkse vergoedingen: voor kleine zakelijke uitgaven.
- Bonussen: (dit mag eventueel contant, mits het op de juiste wijze wordt vastgelegd in de administratie).
Geen Bewijslast tot € 2.400 per Werknemer
Binnen de WKR mag u tot € 2.400 per werknemer per jaar belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen doen zonder uitgebreide administratie. Dit geldt voor:
- Bonussen
- Kleine cadeaus of attenties
- Vaste vergoedingen (bijv. internet of thuiswerk)
Let op: Boven de € 2.400 is onderbouwing nodig.
Wat als de vrije ruimte wordt overschreden?
Zelfs boven de vrije ruimte kan het aantrekkelijk zijn om de WKR te gebruiken. Dit geldt vooral voor werknemers met een bruto maandsalaris boven € 2.930. Het kan voordeliger zijn om een hogere eindheffing te betalen dan een traditionele brutosalarisverhoging toe te passen, omdat:
- De werknemer netto meer overhoudt.
- Het geen invloed heeft op toeslagen voor de werknemer.
- U als werkgever geen extra sociale lasten of pensioenpremies betaalt.
Belangrijkste voordelen van de WKR
- Meer netto-inkomen voor werknemers: Door gebruik te maken van onbelaste vergoedingen houden werknemers meer over dan bij een reguliere salarisverhoging.
- Kostenbesparing voor werkgevers: Werkgevers besparen op sociale lasten, vakantiegeld en pensioenpremies.
- Geen effect op toeslagen: Onbelaste vergoedingen hebben geen invloed op toeslagen van de werknemer, zoals huur- of zorgtoeslag.
Hieronder vindt u een voorbeeld waarin wordt weergegeven hoe een werknemer met een bruto maandloon van € 5.370 netto € 150 extra kan ontvangen.
Conclusie
De WKR biedt een aantrekkelijke manier om werknemers extra te belonen zonder hoge belastingdruk. Door een slimme combinatie van vrijgestelde en onbelaste vergoedingen binnen en buiten de vrije ruimte kunt u de belastingdruk verlagen en werknemers een fiscaal voordelig pakket bieden.
Heeft u vragen of wilt u advies over hoe u de WKR optimaal kunt benutten? Wij staan voor u klaar!
Met vriendelijke groet, José Moret & Suzanne van der Burg
Salarisadministratie